Formazione sicurezza impiegato amministrativo: le ore

Un impiegato amministrativo deve completare 8 ore di formazione: 4 di formazione generale e 4 di formazione specifica. Il lavoro d’ufficio rientra nella classe di rischio basso, e l’aggiornamento è di 6 ore ogni 5 anni. L’obbligo vale anche per chi lavora solo al computer: non esiste una mansione “senza rischi” esentata dalla formazione.

Anche l’ufficio ha una formazione obbligatoria

È l’equivoco più comune: pensare che chi sta seduto a una scrivania non abbia bisogno di formazione sulla sicurezza. La normativa non prevede esenzioni per mansione. L’articolo 37 del D.Lgs. 81/2008 impone al datore di lavoro di formare ogni lavoratore, e il lavoro al videoterminale ha rischi propri — che la formazione specifica serve proprio a coprire.

La classe di rischio dipende dal settore di appartenenza secondo l’Allegato IV dell’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025. Le attività amministrative e di ufficio rientrano tra i settori a rischio basso.

Le ore, nel dettaglio

• Formazione generale — 4 ore. Comune a tutti i lavoratori di qualsiasi settore, è un credito formativo permanente: si fa una volta sola e non va ripetuta, nemmeno cambiando azienda.
• Formazione specifica — 4 ore. Legata ai rischi effettivi della mansione, si aggiorna nel tempo.

Il totale è 8 ore per un lavoratore alla prima esperienza. Chi ha già la formazione generale da un impiego precedente, e può documentarla con l’attestato, deve completare solo le 4 ore di specifica.

L’impiegato in un’azienda a rischio medio o alto

È il punto che genera più confusione nelle aziende con reparti produttivi. L’Accordo Stato-Regioni 2025 prevede un’eccezione precisa: i lavoratori che non hanno mai accesso, nemmeno saltuario, ai reparti produttivi possono seguire la formazione da rischio basso anche se l’azienda nel suo complesso è classificata a rischio medio o alto.

Non è un automatismo. Serve che il documento di valutazione dei rischi individui esplicitamente questo gruppo di lavoratori come esposto solo al rischio basso. Se il DVR non lo fa, la riduzione delle ore non è difendibile in caso di controllo: l’impiegato dell’acciaieria che, di fatto, passa dai reparti va formato per i rischi a cui è realmente esposto.

Quali rischi copre la formazione specifica

Per un impiegato amministrativo i contenuti si concentrano sui rischi tipici del lavoro d’ufficio:

• uso del videoterminale — affaticamento visivo, postura, pause;
• ergonomia della postazione — sedia, monitor, illuminazione;
• movimenti ripetitivi e posture statiche prolungate;
• rischio elettrico legato alle apparecchiature d’ufficio;
• gestione delle emergenze, vie di fuga e comportamenti antincendio nel luogo di lavoro;
• fattori psicosociali, inclusi carichi di lavoro e gestione del pubblico allo sportello.

Chi utilizza il videoterminale in modo sistematico e abituale per almeno 20 ore settimanali è un “lavoratore videoterminalista” ai sensi del Titolo VII del D.Lgs. 81/2008 e rientra nella sorveglianza sanitaria: la formazione non sostituisce la visita medica, sono due obblighi distinti.

Ogni quanto si rinnova

La formazione specifica si aggiorna con 6 ore ogni 5 anni, indipendentemente dalla classe di rischio. Il conteggio parte dalla data riportata sull’attestato, non dalla data di assunzione. La formazione generale non si aggiorna: è un credito permanente.

La formazione si può fare online?

Sì. Per la formazione specifica iniziale l’e-learning asincrono è ammesso solo per la classe di rischio basso — quella dell’attività d’ufficio. È il caso in cui la modalità a distanza è pienamente sfruttabile. Per la formazione di aggiornamento l’e-learning è ammesso per tutte le classi di rischio senza limitazioni.

Se l’impiegato coordina altri colleghi

Il responsabile amministrativo che sovrintende al lavoro di altri impiegati e vigila sul rispetto delle procedure è un preposto, e il ruolo si assume di fatto. In quel caso si aggiungono 12 ore di formazione da preposto, con aggiornamento di 6 ore ogni 2 anni.

Da dove iniziare

Per un lavoratore alla prima esperienza è disponibile la formazione sicurezza per impiegati amministrativi, che copre generale e specifica. Per chi ha già la formazione generale c’è la sola formazione specifica per impiegati amministrativi. Chi lavora abitualmente al monitor può approfondire con il corso sui rischi da uso del videoterminale. Per il quadro completo degli obblighi aziendali il riferimento è l’hub sicurezza sul lavoro. Per capire come cambiano le ore al variare della classe di rischio, vedi la guida alla formazione specifica per rischio basso, medio e alto; se non sai da dove partire, il check-up sicurezza gratuito aiuta a individuare cosa serve alla tua azienda.